Guida on-line al cambio dell'amministratore condominiale

Tu e gli altri condòmini siete d'accordo a rivolgervi a un nuovo amministratore di condominio, decisi a revocare quello in pectore per promuovere un cambiamento.
Una volta trovato un nuovo professionista che vi aggrada e ricevuto il relativo preventivo, pensate di essere pronti al cambio. Beh, non è sempre così. 

Come per tutte le cose, anche per il cambio dell'amministratore di condominio ci sono delle regole e dei passaggi specifici da seguire, che vanno pedissequamente rispettati, pena la possibilità di non riuscire a cambiare e di rimanere ancora un ulteriore anno (se non di più) con il vecchio amministratore che non ci convince. 

Noi dello Studio Petrelli-Garau abbiamo ideato questa semplice guida online, che aiuterà i nostri futuri clienti a districarsi nei meandri di una corretta nuova nomina e che è frutto di varie casistiche che, purtroppo, ci sono capitate negli anni.

1) La convocazione dell'assemblea: l'argomento all'ordine del giorno

Il primo punto da affrontare è, naturalmente, di natura assembleare. Come prescritto dal Codice Civile, precisamente dall'art. 1129, solo l'assemblea condominiale può procedere alla nomina di un nuovo amministratore. Non c'è altra via possibile.

Pertanto, per poter deliberare correttamente, è necessario che tra gli argomenti all'ordine del giorno indicati sull'avviso di convocazione sia espressamente riportato che l'assemblea dovrà discutere riguardo la scelta dell'amministratore. 
Le deliberazioni su argomenti al di fuori dell'ordine del giorno, infatti, sono affette da vizio di annullabilità, pertanto possono essere impugnate da assenti, dissenzienti e astenuti.

Assunto ciò, potremmo ritrovarci di fronte a diverse fattispecie. 

Le meno antipatiche riguardano il termine del mandato, oppure le dimissioni irrevocabili.

Il termine del mandato: l'art. 1129 X comma c.c. prescrive che: ''l'incarico di amministratore dura un anno e s'intende rinnovato per termine di eguale durata''.
Tradotto: con la riforma del condominio - Legge 220/2012 - l'incarico di amministratore di condominio sembrerebbe (usiamo il condizionale perché non vi è ancora un orientamento giurisprudenziale univoco e alcuni colleghi ritengono di dover rimanere in carica sine die) durare 2 anni, ovvero 1 anno + 1 anno ulteriore a causa del rinnovo automatico dell'incarico. 

Bene, nel caso il vostro amministratore non sia un despota, sarà egli stesso - una volta esauriti i 2 anni di mandato - ad inserire all'ordine del giorno l'apposito argomento. 
La formula più spesso utilizzata fra i colleghi è la seguente: ''conferma dell'amministratore o nomina di nuovo''.

A questo punto, non resterà che andare in assemblea, proporre un nuovo preventivo e deliberare correttamente la nuova nomina (vedremo in seguito come si fa).

E se il mio amministratore pensa che l'incarico si rinnovi automaticamente di anno in anno e che debba restare in carica sine die, come faccio a costringerlo a convocare assemblea per nominare un nuovo amministratore?

A tal punto, sicuramente ci troveremo di fronte ad un soggetto che, pur di non mollare il condominio, si rifiuterà di inserire all'ordine del giorno l'apposita discussione. 

Il Codice Civile, in tema di revoca dell'amministratore, al comma XI dell'art. 1129 riconosce al singolo condomino la possibilità di richiedere la convocazione dell'assemblea per la revoca in caso si siano ravvisato uno degli illeciti indicati nel XII comma del suddetto articolo (parliamo di irregolarità fiscali e della mancata tenuta del c/c del condominio).
Inoltre, proprio l'art. 1129 XII comma c.c. prescrive fra gli illeciti punibili con la revoca giudiziaria proprio il reiterato rifiuto a convocare l'assemblea per la revoca dell'amministratore.

Ma c'è un metodo molto meno invasivo per ottenere la revoca e, ovviamente, la convocazione dell'assemblea. Almeno due condòmini, rappresentanti 1/6 del valore millesimale dell'edificio, dovranno mandare una richiesta formale all'amministrazione, chiedendo di convocare un'assemblea al cui ordine del giorno ci dovrà essere la nomina di un nuovo amministratore. 
Se l'amministratore in pectore non esaudisce tale richiesta entro 10 giorni, i condòmini acquisiscono il diritto di autoconvocare assemblea.
A quel punto basterà deliberare e l'amministratore uscente non potrà fare nulla per impedire all'assemblea di svolgere le sue funzioni.

Alcuni colleghi, come deterrente, per spaventare i condòmini minacciano richieste di risarcimento per pregiudizio economico. Quest'ultime si affrontano sostenendo che, essendo scaduto il mandato di due anni, l'amministrazione attuale rimaneva in carica solo per l'ordinaria amministrazione, fino a nuovo ordine. Pertanto, nessun pregiudizio economico: era già certo che l'incarico dovesse cessare, in mancanza di conferma.

Le dimissioni volontarie: qui la sostituzione è davvero semplice. Se il condominio ha meno di 9 partecipanti, le stesse sono effettive nel momento in cui vengono presentate, quindi starà all'assemblea auto-costituirsi e nominare un successore.
Altrimenti, quando i partecipanti sono almeno 9, il dimissionario rimane in carica per l'ordinaria amministrazione fino alla nomina di un successore. Nell'ordinaria amministrazione rientra anche l'obbligo di convocare assemblea, con all'ordine del giorno la nomina del futuro amministratore.
Basterà soltanto deliberare correttamente per rendere effettivo il cambio.

Veniamo al caso più antipatico: come costringo un amministratore a convocare l'assemblea per la revoca prima della scadenza del mandato??

La revoca prima della scadenza del mandato: posto che la Legge mi conferisce il diritto di ricorrere alla revoca giudiziaria per quanto prescritto dall'art. 1129 XII comma, e che il Codice riconosce facoltà all'assemblea di procedere alla revoca in qualsiasi momento, anche in questo caso sarebbe meglio se almeno due condòmini, rappresentanti 1/6 del valore millesimale dell'edificio, dovranno mandare una richiesta formale all'amministrazione, chiedendo di convocare un'assemblea al cui ordine del giorno ci dovrà essere la nomina di un nuovo amministratore. 
La formula corretta sull'avviso di convocazione sarebbe: ''revoca dell'amministratore e nomina di nuovo''

Se l'amministratore in pectore non esaudisce tale richiesta entro 10 giorni, i condòmini acquisiscono il diritto di autoconvocare assemblea.
A quel punto basterà deliberare e l'amministratore uscente non potrà fare nulla per impedire all'assemblea di svolgere le sue funzioni.

Va da sé che, in questo caso, come non mai la delibera dovrà possedere tutti i crismi, perché non di rado capita che l'amministratore revocato convinca alcuni condòmini fedeli a proporre impugnazioni.

Inoltre, nel caso specifico, l'amministratore uscente ha diritto a richiedere un risarcimento per il pregiudizio economico che la revoca improvvisa ha procurato. Risarcimento che, spesso, coincide con la totalità del compenso che il professionista avrebbe dovuto percepire fino a esaurimento del mandato.

2) Il corretto (e democratico!) svolgimento dell'assemblea

Su questo punto se ne sentono di ogni, pertanto rilasciamo una serie d'indicazioni che possano aiutare i condòmini in fase di autoconvocazione, oppure a fronteggiare eventuali ''errori calcolati'' da parte di alcuni colleghi un po' furbetti.

Anzitutto, l'assemblea va convocata tramite apposito avviso di convocazione, che può essere inviato soltanto tramite PEC, FAX, raccomandata, oppure consegnato a mano, con firma del ricevente. Diffidiamo da altre metodologie, come la semplice email.

Questo perché l'art. 66 disp. att. c.c. prescrive che l'avviso debba essere ricevuto dal condomino entro 5 giorni dalla data prevista per la prima convocazione, salvo diverse disposizioni del regolamento di condominio. I metodi d'invio sopra elencati sono atti proprio a permettere la verificabilità del rispetto di tale termine.

Occhio, poi, a convocare tutti i partecipanti al condominio. Se non si rispettano tutti questi requisiti si va incontro all'annullabilità delle delibere.

Sopra si parlava di prima convocazione, che, come tutti sanno, generalmente va completamente deserta. Obbligatoriamente, nel verbale assembleare, è necessario riportare che tale adunanza non ha potuto costituirsi per mancanza del numero legale, prima di procedere alla redazione del verbale relativo alla seconda convocazione. E, quando il verbale viene inviato, è necessario che siano inviati entrambi.

Un'altra cosa fondamentale è che il controllo dell'assemblea non venga mai lasciato all'amministratore che vogliamo revocare. 

In nessun articolo del Codice Civile è prescritto che tale figura debba presenziare in assemblea. Anzi, alle volte può generare disturbo, soprattutto quando non vuole mollare la poltrona. Per questo, è possibile per i condòmini allontanare tale figura. E, sopra ogni cosa, mai nominare l'amministratore uscente come Segretario o Presidente, o, peggio, lasciargli redigere il verbale anche se non risulta nominato come Segretario di assemblea. 

I condòmini devono nominare tra i partecipanti tali figure. Il Presidente provvederà a rilevare i presenti tramite l'appello e controllerà i quorum costitutivi.
Se rispettati, si potrà procedere alla discussione degli argomenti all'ordine del giorno, con relativa votazione.
Attenzione: sarebbe tecnicamente possibile votare anche in assenza di quorum costitutivo.
Il problema delle delibere assunte è che sarebbero impugnabili per annullabilità entro 30 giorni dalla ricezione del verbale da parte degli assenti, o entro 30 giorni dalla votazione da parte di dissenzienti o astenuti. In caso il termine trascorra senza nessuna impugnazione, il vizio si sanerebbe e la delibera diventerebbe valida.
Ovviamente, sconsigliamo di assumere tale rischio.

Nella verbalizzazione del voto, ogni dissenso o astensione andrà riportata nel verbale. I quorum deliberativi, oltre che calcolati per verificare la corretta deliberazione, dovranno essere anche univocamente ricostruibili dal verbale, come segno di massima regolarità.
Quorum deliberativi e costituivi si calcolano sulla c.d. ''Tabella A'', ossia sui soli millesimi di proprietà. Non vanno considerate altre tabelle.

E le deleghe? Beh, fa testo solo ed esclusivamente l'art. 67 disp, att, c.c., che prescrive che nei condòmini con più di venti partecipanti il singolo delegato non possa rappresentare più di 1/5 dei partecipanti al condominio e più di 1/5 del valore millesimali. 
Altri limiti all'infuori di questo, sbraitati da colleghi che vogliono impedire una votazione democratica raccogliendo meno deleghe, non possono essere apposti.
Qualora ci richiamino fantasiose norme riportate all'interno di un regolamento contrattuale, sappiate che le stesse sono nulle: non si può limitare il potere di rappresentanza, impedendo agli assenti di partecipare. L'art. 67 disp. att. c.c. è inderogabile.

Inoltre, le deleghe devono essere raccolte dal Presidente, per cui sarete voi condòmini a conteggiarle e a ritirarle, non deve farlo l'amministratore.

Il delegante è come se fosse presente fisicamente in assemblea in persona del delegato, pertanto il voto del delegato andrà conteggiato anche come voto espresso dalla persona che egli va a rappresentare. Non è ammesso che i voti non vengano conteggiati.

3) La corretta deliberazione: il quorum, la verbalizzazione e gli allegati

Per confermare, revocare o nominare un amministratore è necessaria la maggioranza degli intervenuti in assemblea, il cui voto rappresenti la metà del valore millesimale dell'edificio.
Sia in prima che in seconda convocazione.
Ce lo dice l'art. 1136 del Codice Civile, che, tra l'altro, è anche inderogabile.

Con metà del valore millesimale dell'edificio s'intendono 500 millesimi. Chi vi parla di 500 millesimi + 1 vi sta gettando fumo negli occhi, così come chi s'inventa altri quorum strani.
Altro aspetto fondamentale: anche per la conferma servono 500 millesimi. Sappiate che, se il quorum è inferiore, la delibera è impugnabile per annullabilità

Appunto, a riguardo vorremmo fare una precisazione doverosa: una delibera assunta con un quorum inferiore a quello prescritto dal Codice Civile, non è nulla, ma annullabile.
Ciò significa che presenta dei vizi formali, che sono, però, sanabili. Sarebbe contraria alla legge - e quindi nulla - solo se volessi modificare il quorum in ottica futura, ad esempio auto-prescrivendo che nel futuro, in dato condominio, l'amministratore potrà essere nominato con un quorum di mia fantasia. 
Una votazione che non arriva al numero legale, è una votazione che presenta un vizio, che si sanerà in caso di assenza d'impugnative, con delibera valida a tutti gli effetti. 
Ovviamente, onde evitare rischi, è preferibile rimandare la discussione qualora non si arrivasse ai quorum, quindi sconsigliamo di verbalizzare delibere che non siano perfette. 

Cosa fare se non si arriva al quorum?

Basterà semplicemente verbalizzare che l'assise, a causa di mancanza del numero legale, non può deliberare sull'argomento all'ordine del giorno, invitando l'amministratore a riconvocare entro dato termine un'assemblea, atta a promuovere di nuovo la medesima discussione, al fine di poter tentare di deliberare di nuovo.

A maggior ragione, se il mandato dell'amministratore è scaduto, farà parte dei suoi doveri di ordinaria amministrazione procedere a tale atto.  

Se non lo fa?

Rientrano in gioco le indicazioni precedenti: almeno due condòmini, rappresentanti 1/6 del valore millesimale dell'edificio, dovranno mandare una richiesta formale all'amministrazione, chiedendo di convocare un'assemblea al cui ordine del giorno ci dovrà essere la nomina di un nuovo amministratore. 

La formula corretta sull'avviso di convocazione sarebbe: ''revoca dell'amministratore e nomina di nuovo'' / ''''conferma dell'amministratore o nomina di nuovo''

Se l'amministratore in pectore non esaudisce tale richiesta entro 10 giorni, i condòmini acquisiscono il diritto di autoconvocare assemblea.

E se si arriva al quorum?

La corretta verbalizzazione assume un ruolo cardine. Se l'assenza del quorum rende una delibera annullabile, altrettanto non si può dire se all'interno del verbale non viene indicato il compenso dell'amministratore nominato/confermato.
In tal caso, l'art. 1129 II comma, ci dice che la delibera è addirittura nulla.
Non solo se non viene indicato il compenso, ma anche se l'amministratore non va ad indicare una serie di dati anagrafici che devono essere comunicati.

Per ovviare al problema è necessario verbalizzare quanto segue: 
''viene nominato Amministratore Roberta Petrelli, alle condizioni di cui all’offerta presentata in data X, contenente tutti i dati di cui all'art. 1129 II comma e che si allega al verbale’’.

Pertanto, il famoso preventivo, andrà allegato al verbale e dovrà contenere tutti i dati.
Così come andrà richiamato e, possibilmente, di nuovo allegato in fase di conferma (sarebbe corretto che un nuovo preventivo venga allegato, e, quindi, presentato ai condòmini, in fase d'invio dell'avviso di convocazione).

Spesso ci viene chiesto dai clienti di presenziare anche noi alle assemblee di revoca e nomina, per fornire una consulenza in tempo reale sul campo. In linea generale, a meno che non sia indispensabile, preferiamo di solito non presenziare.
La partecipazione di persone esterne al condominio in assemblea sarebbe possibile soltanto con il consenso di tutti i presenti e, in ogni caso, tale consenso andrà riportato espressamente nel verbale, così come andrà dichiarata la presenza di persone esterne. Non sempre tutti si dimostrano disponibili, vista anche la creazione di fazioni tra condòmini.
In secundis, non sarebbe deontologicamente rispettoso nei confronti del collega che gli amministratori che propongono un'offerta si presentino direttamente in assemblea. Soprattutto se il collega fa parte della medesima Associazione di categoria, ovvero ANACI. 
Sarebbe meglio che s'instaurasse sin da subito un clima di collaborazione, atto anche a un pacifico passaggio di consegne, pertanto riteniamo che anche il consenso del collega alla nostra presenza sia un requisito fondamentale per poter intervenire di persona.

Qualora la nostra presenza non fosse possibile, rimaniamo comunque a disposizione nella fase pre-assembleare, per preparare i condòmini ai corretti comportamenti, inoltre potrete sempre consultarci in via telematica anche in tempo reale, durante lo svolgimento stesso dell'assise.