Passaggio di consegne: come funziona e cosa c'è da sapere?

Qualora un amministratore di condominio si dimetta o venga sostituito dall’assemblea o dal Giudice, dovrà avvenire il passaggio di consegne. Quest’ultimo non è altro che l’atto di successione tra il vecchio amministratore revocato o dimissionario e il nuovo amministratore appena nominato.

Prima della riforma che ha modificato alcuni articoli che disciplinano il condominio all’interno del Codice Civile (L. 220/2012), era pacifico ritenere che l’amministratore entrante si insediasse in carica a seguito della propria nomina, con conseguente soppressione dei poteri e della carica dell’amministratore uscente.

Ma, a seguito dell’entrata in vigore della riforma, è stato chiarito che l’amministratore neonominato non assume la carica nel momento della sua nomina, bensì s’insedia a seguito dell’accettazione della nomina stessa, che si formalizza con il passaggio delle consegne.
Nel frattanto, l’amministratore uscente resterà in carica, fino alla riconsegna della documentazione in suo possesso, per gli atti urgenti (art. 1129 VIII comma), senza diritto ad ulteriori compensi rispetto a quelli maturati fino alle sue dimissioni o alla sua revoca.

Riguardo all’accettazione della nomina, così come per quei dati prescritti dalla legge che devono essere comunicati contestualmente all’accettazione stessa, il Codice Civile presenta un altro vuoto normativo, chiarendo soltanto quando l’amministratore deve effettuare tale comunicazione (ossia a seguito della nomina), senza menzionare i destinatari della comunicazione e le modalità con cui effettuarla.
Sicuramente, i destinatari di tale comunicazione dovranno essere i condòmini tutti e, come da usanza comune, la stessa avverrà tramite l’invio di una candidatura scritta al ruolo di amministratore dello stabile, corredata da tutti i dati richiesti dall'art, 1129 e valevole anche come formale accettazione, come riportato ivi riportato in calce.
In questo modo, automaticamente, il problema di come comunicare l’accettazione ai condòmini si risolve da sé.

Ma, oltre ai condòmini, c’è anche un altro soggetto, fondamentale affinché possa avvenire il passaggio di consegne, che dovrà essere avvertito dell’accettazione della nomina: l’amministratore uscente.
Relativamente, si presenta un altro problema non chiarito dalla Legge: come fa un amministratore neonominato, non presente in assemblea, a venire a conoscenza della propria nomina?
Proprio in virtù di ciò, è usanza comune, rispettosa della ratio della legge, che l’amministratore uscente comunichi al collega, tramite raccomandata, di essere stato nominato.
Di rimando, l’amministratore neonominato, sempre tramite raccomandata, comunicherà l’accettazione della nomina all’ uscente, che fisserà un luogo, un orario e un giorno in cui effettuare il passaggio di consegne.
L’amministratore uscente, infatti, non è autorizzato ad effettuare alcun atto con un terzo senza che questi abbia formalmente comunicato di accettare la nomina.

Al passaggio di consegne è prescritto che non possano partecipare altri soggetti diversi dai due amministratori, ma può accadere che l’assemblea deliberi affinché, a titolo di garanzia, sia presente un consigliere condominiale.
La legge non stabilisce termini precisi, ma il passaggio deve avvenire in tempi ragionevoli (generalmente entro 30 giorni).

Durante tale atto, l’amministratore uscente consegnerà al collega che lo sostituirà tutta la documentazione e i registri del condominio.

La consegna di tutta questa documentazione dovrà essere corredata dalla presentazione di un verbale, il più esaustivo ed esplicativo possibile, relativo alla gestione operata dall’amministratore uscente durante il proprio mandato e indicante l’elenco di tutta la documentazione fornita.
Il verbale dovrà essere firmato da tutti e due gli amministratori presenti all’atto.

Per contro, l’amministratore entrante dovrà verificare la conformità della documentazione ricevuta e firmare il verbale di consegna.
Tale firma avrà valore di ricevuta, per cui esonererà l’amministratore uscente da qualsiasi futura responsabilità relativa alla tenuta della documentazione in oggetto, ma non esprimerà valutazione di merito o correttezza della documentazione stessa. È solo l’assemblea, di fatti, che può, ad esempio, approvare un bilancio, sicuramente non spetta all’amministratore il compito di farlo.
Concretamente, con questa firma, l’amministratore entrate dichiarerà solamente di aver ricevuto in carico quanto necessario per poter effettuare il passaggio di consegne.
Il nuovo amministratore non sarà mai responsabile degli atti commessi dal sostituito.

Recentemente, il Tribunale di Roma (sentenza 7254/2023) ha ribadito che «è quindi in primo luogo da ritenere che il verbale di passaggio delle consegne, da cui risultino riconoscimenti di crediti a favore dell’amministratore uscente, non costituisce prova dell’esistenza di detti crediti».

Checklist documenti da consegnare:

1. Documentazione amministrativa

Registro dei verbali assembleari;
Regolamento di condominio e tabelle millesimali;
Elenco anagrafe condominiale aggiornato e dati catastali;
Elenco fornitori e relativi contratti in essere;
Polizza assicurativa del condominio;
Eventuali contenziosi legali in corso;
Registro di contabilità;
Registro di nomina e revoca;
Documenti privacy;
Contratti dei dipendenti;

2. Documentazione contabile e fiscale

Rendiconto annuale di gestione redatto alla data del passaggio di consegne, con un consuntivo delle spese aggiornato, la Situazione patrimoniale del condominio (saldo attuale, debiti, crediti, morosità) e Bilancio di cassa aggiornato;
Ultimo preventivo approvato e piano di ripartizione allegato;
Estratti conto bancari aggiornati;
Saldo contabile dei condòmini aggiornato alla data del passaggio di consegne con gli ultimi versamenti registrati;
Registro contabile con bilanci preventivi e consuntivi precedenti;
Ultime dichiarazioni fiscali e versamenti F24;
Certificazioni DURC dei fornitori;

3. Documentazione tecnica e gestionale

Giustificativi di spesa, pezze d’appoggio e vecchia documentazione contabile e fiscale da conservare per 10 anni;
Documentazione relativa a lavori di manutenzione straordinaria;
Chiavi di accesso a locali tecnici e aree comuni;
Codici e credenziali di accesso ai servizi bancari e postali e alle aree utente del condominio per le utenze di elettricità, acqua e gas;
Certificazione di conformità degli impianti.

Purtroppo, il passaggio di consegne può essere affetto da varie patologie.
Innanzitutto, il nuovo amministratore potrebbe ricevere della documentazione fallace o incompleta, che non permetta l’espletamento della procedura.

Se il nuovo amministratore nutre dubbi sulla completezza o veridicità della documentazione, all’interno del verbale di consegna - che, si ricorda, dovrà contenere un inventario di tutta la documentazione che viene rilasciata dall’uscente - l’amministratore entrante potrebbe esplicitare una formula come ‘’il sottoscritto accetta con riserva la documentazione ricevuta, riservandosi di segnalare eventuali anomalie o mancanze dopo una verifica approfondita’’.
Questo espediente, chiamato - appunto - accettazione con riserva, evita che la firma venga interpretata come un'accettazione incondizionata della documentazione.

L’amministratore entrante potrà anche richiedere all’uscente di firmare espressamente non solo il verbale, ma anche l’elenco della documentazione consegnata. Se l’uscente si rifiuta di firmare, il nuovo amministratore può annotare il rifiuto nel verbale e farlo firmare da eventuali testimoni.

Nei giorni successivi, il nuovo amministratore dovrebbe verificare con attenzione i documenti ricevuti.
Se la documentazione risulta mancante o errata, il nuovo amministratore può inviare una diffida scritta all’ex amministratore, richiedendo la consegna integrale entro un termine perentorio (ad esempio 15 giorni).
La diffida deve essere inviata tramite raccomandata A/R o PEC per avere prova della richiesta.

Se l’ex amministratore continua a non collaborare, il nuovo può avviare un procedimento legale tramite un avvocato.

È possibile presentare un ricorso al tribunale per ottenere un’ingiunzione di consegna dei documenti.

In secondo luogo, potrebbe accadere che l’amministratore uscente non comunichi al collega l’avvenuta nomina. Quest’ultimo, se ne dovesse venire a conoscenza in un qualunque modo, dovrà contattare tramite raccomandata l’altro amministratore e provvedervi nuovamente se non dovesse ricevere risposta.
Infine, se dall’altra parte dovesse permanere il silenzio, il nuovo amministratore dovrà agire d’ufficio con ricorso d’urgenza all’Autorità Giudiziaria per ottenere coattivamente la documentazione necessaria.

Altra casistica di patologia dell’atto è il rifiuto della nomina da parte del soggetto nominato dall’assise:
in tal caso, l’amministratore uscente, rimasto in carica per gli atti urgenti, avrà il dovere di convocare immediatamente una nuova assemblea per informare i condomini di quanto accaduto.

Una volta andato in porto il passaggio di consegne, il nuovo amministratore deve comunicare il cambio di ai fornitori, alla Banca/Posta e all’Agenzia delle Entrate.