Privacy in condominio
L’amministratore è
responsabile del trattamento dei dati relativi al condominio, ai sensi della legge sulla privacy e del Regolamento
Europeo n. 2016/679 del 25 maggio 2018.
Col termine “dato” s’intende una serie d’informazioni
che consentono di identificare una
persona (dati personali),
d’individuarne preferenze, orientamenti
e recapiti telefonici (dati personali) e di
determinarne i trascorsi giuridici (dati giudiziari).
Per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari è sempre necessario il
previo consenso dell’interessato.
Per “trattamento dei dati” s’intendono quella serie di operazioni
di raccolta, utilizzo, conservazione e archiviazione dei dati.
Nel
condominio, il titolare del trattamento
dei dati è la compagine condominiale stessa, mentre, come già detto, il
responsabile del trattamento è l’amministratore.
Abbiamo visto che, istituzionalmente, l’amministratore è obbligato alla tenuta di determinati registri, alla conservazione della documentazione condominiale e alla redazione dei bilanci.
Tutti i documenti e i registri condominiali sono, come già enunciato,
consultabili gratuitamente dai condomini e dai titolari dei diritti reali di
godimento, oltre che estraibili anche in copia, tant’è che l’amministratore
viene obbligato ad indicare nella propria offerta il luogo di conservazione di
tutta la documentazione, nonché degli orari dedicati al ricevimento dei
condomini.
Per questo, la documentazione condominiale e i dati personali relativi non
possono essere sottoposti a privacy, con la conseguenza che tali informazioni
possono essere trattate senza il consenso degli interessati.
Basterà
inviare a tutti gli interessati (condomini,
fornitori, ecc.) l’informativa sulla privacy,
purché venga garantito il corretto
utilizzo (cioè la non trasmissione
dei dati a soggetti terzi non interessati) e la corretta conservazione dei dati (ossia
la loro corretta archiviazione, l’adozione sistemi di sicurezza che prevengano
l’accesso nel sistema di hacker e la prevenzione perdita o distruzione).
L’informativa privacy è un documento
nel quale si rendono edotti gli interessati sulla tipologia di dati trattati e sulle loro modalità di trattamento,
attraverso una struttura chiara e facilmente accessibile.
Si consiglia
di corroborare l’informativa con un Registro
dei trattamenti, per quanto tale documento sia obbligatorio solo in caso di
trattamento di dati su larga scala o se è presente un impianto di
videosorveglianza.
Tale documento dovrà contenere l’elenco
dei dati trattati, finalità e base
giuridica del trattamento ed indicazione della modalità di conservazione dei dati e dei soggetti interessati della loro comunicazione, come fornitori ed
Enti Pubblici.
Particolare
attenzione va posta quando il condominio ha in essere contratti di appalto che
affidano servizi di pulizia o manutenzione a terzi. In tali casi, il contratto
andrà formalizzato in maniera specifica, nominando
responsabili al trattamento.
In concreto, il contratto dovrà specificare che i dati forniti dal condominio:
- sono forniti solo per fini operativi;
- non possono essere condivisi o usati per altri scopi;
- devono essere protetti con adeguate misure di sicurezza.
Senza tale
accordo formale, espressamente richiamato nel contratto di appalto, l’amministratore sarà ritenuto
responsabile di eventuali violazioni della privacy.
Inoltre,
collaboratori e dipendenti dell’amministratore dovranno essere nominati
formalmente come incaricati al trattamento.
Per quanto
riguarda, invece, il trattamento di dati
sensibili e dati giudiziari, ad
esempio legati ad impianti di videosorveglianza,
sarà sempre necessario il previo consenso al trattamento da parte
dell’interessato.
I dati
dovranno essere protetti dall’amministratore, in qualità di responsabile al
trattamento.
Per questo tale figura, oltre a garantirne la divulgazione limitata, dovrà mettere in campo misure di sicurezza che
prevengano accessi non autorizzati o perdite dei dati stessi,
proteggendo i documenti cartacei e quelli digitali.
Per questo è necessario eseguire backup, proteggere i dati digitali con
password per garantirne l’accesso controllato e lucchettare eventuali armadi
che contengono i faldoni con i dati cartacei.
Altri doveri: l’accesso dei condomini alla
documentazione condominiale
Ogni proprietario di
un’unità immobiliare di proprietà esclusiva dell’edificio o titolare di diritti
reali di godimento, compresi
conduttori e comodatari, ha diritto
di prendere visione gratuitamente di tutti i documenti della gestione
condominiale, di estrarli in copia a proprie spese e di sapere
dall’amministratore, anche verbalmente, chi sono i condomini in regola con i
pagamenti e quelli che sono morosi.
Si tratta di tutte informazioni che, come già decritto, non
possono essere sottoposte a privacy, poiché è imprescindibile il diritto dei
singoli condomini di potervi accedere.
Tra l’altro, come già illustrato, l’amministratore è istituzionalmente è
chiamato a trattare tali dati
condominiali, anche se personali, per questo per il loro trattamento non è necessario il consenso,
a differenza di quanto accade per i dati sensibili
o giudiziari, per i quali permane
l’obbligo del consenso al trattamento da parte dell’interessato.
I documenti di cui i condomini (anche morosi) possono
prendere visione ed estrarre copia sono:
- bilanci (rendiconti annuali di gestione, preventivi, piani di ripartizione di
spesa)
- documenti
giustificativi di spesa (per
la visione di quest’ultimi non è necessaria la congrua richiesta);
- registro
di contabilità, di anagrafica, dei verbali assembleari e di nomina e revoca
dell’amministratore.
Non ci sono formule specifiche per la richiesta della
documentazione: i condomini possono chiedere, anche a voce, di passare presso lo studio dell’amministratore, salvo
congruo appuntamento, al fine di visionare quanto gli interessa, oppure possono
presentarsi, senza necessità di preavviso, nel giorno di ricevimento previsto e
indicato dall’amministratore nella propria offerta.
L’unica limitazione posta è relativa alla specificità della documentazione richiesta.
Il condomino può anche delegare un
altro soggetto per il ritiro della documentazione, purché l’amministratore sia
avvertito.
In quanto i documenti condominiali sono di proprietà del
condominio stesso, per evitare l’imputazione di spese individuali relative
all’estrazione delle copie, il singolo
soggetto può portare con sé smartphone o scanner portatili per estrarre
autonomamente quanto gli interessa.
La mancata esibizione a richiesta della documentazione condominiale costituisce illecito specifico, relativo a una gestione poco trasparente, per il quale il singolo condomino può richiedere la revoca giudiziaria dell’amministratore.