Dipendenti in condominio

Il condominio, per la gestione di alcuni servizi, può sempre scegliere fra due strade: firmare un contratto d’appalto con una ditta o un libero professionista esterni che si occupino dell’esecuzione del servizio, oppure assumere direttamente delle figure professionali (pulitore, portiere, giardiniere).

In caso di assunzione diretta, i lavoratori saranno a tutti gli effetti dipendenti del condominio.

Solitamente, è l’assemblea a manifestare interesse riguardo all’assunzione di un dipendente, incaricando l’amministratore di iniziare la ricerca dei candidati.
Alle volte, in casi di emergenza, l’iniziativa di ricercare figure professionali da sottoporre al giudizio dell’assise può partire anche dall’amministratore.

La gestione dei dipendenti condominiali è demandata all’amministratore, secondo disposizione di legge.
Ai sensi del d.lgs. 81/08 la figura dell’amministratore di condominio viene ricondotta a quella del datore di lavoro.
Per gestione, però, s’intende l’esecuzione di una serie di adempimenti burocratici da eseguirsi in fase di formalizzazione del contratto e di conseguente assunzione del lavoratore, nonché del successivo pagamento della retribuzione e versamento dei contributi previdenziali e assistenziali.
Inoltre, l’amministratore dovrà occuparsi di garantire la sicurezza del dipendente sul luogo di lavoro e vigilerà sull’operato del lavoratore stesso, provvedendo ad eventuali richiami, o promuovendone, in assemblea, il licenziamento per giusta causa.

In virtù di ciò, è chiaro il fatto che l’amministratore non ha nessun potere decisionale relativamente all’assunzione o al licenziamento di un dipendete.
Di fatti, l’assunzione di un dipendente è un atto di straordinaria amministrazione e costituisce una spesa straordinaria.
Per cui, può essere solo l’assemblea, con 500 millesimi sia in prima che in seconda convocazione,
a manifestare l’esigenza di assumere una figura professionale, autorizzando l’amministratore a vagliare dei candidati e ad eseguire dei colloqui.
Successivamente, eseguiti dei primi colloqui conoscitivi, l’amministratore somministrerà all’assemblea i profili professionali ritenuti più meritevoli e riferirà all’assise relativamente ai costi del contratto (si consiglia una preventiva consulenza presso un consulente del lavoro).
L’assemblea approverà l’assunzione del dipendente con il quorum di cui sopra, decidendo anche relativamente alle mansioni del lavoratore e alla sua retribuzione, che tassativamente dovrà essere in linea con le tabelle sindacali, pena la nullità della delibera.
Eseguiti tali adempimenti, spetterà all’amministratore formalizzare il contratto di lavoro.

Per analogia, anche il licenziamento è da considerarsi atto di straordinaria amministrazione, che può essere disposto solamente dall’assemblea con 500 millesimi.

Relativamente alle maggioranze necessarie affinché l’assemblea possa validamente approvare l’assunzione o il licenziamento di un dipendente, potremmo imbatterci in dei casi particolari:
1) in casistiche quali l’assunzione di un portiere a seguito dell’introduzione ex novo del servizio di portierato, essendo tale provvedimento un’ innovazione ordinaria, l’assunzione andrà approvato con il quorum prescritto dall’art. 1136 V comma;
2) anche il licenziamento del portiere, a seguito della soppressione del servizio di portierato, potrebbe costituire un’innovazione ordinaria qualora il servizio fosse previsto dal regolamento condominiale, richiedendo sempre il quorum previsto dall’art. 1136 V comma.
Se il servizio non dovesse essere menzionato nel regolamento, oppure dovesse essere soltanto disciplinato per quanto riguarda le mansioni del portiere, il quorum deliberativo richiesto sarà quello per la modifica di una norma regolamentare (art. 1136 II comma), come indicato dalla sent. di Cassazione n. 2585/1988.

I contratti che possono essere somministrati a un dipendente sono molteplici e differiscono tra loro per durata - un tempo determinato (36 mesi con massimo 5 rinnovi), piuttosto che un tempo indeterminato -, orario di lavoro (full time o part time, ossia con orario di lavoro inferiore alle 40 ore settimanali), oppure per la presenza di elementi accessori del contratto (es. il patto di prova, ossia una clausola contrattuale che subordina l’assunzione al superamento di un periodo di prova dalla durata massima di 6 mesi, durante il quale entrambe le parti potranno recedere liberamente dal contratto).
Ad ogni modo, la tipologia contrattuale di riferimento in condominio è quella dei contratti collettivi.
I contratti collettivi sono contratti predeterminati dagli accordi - su temi quali retribuzioni, detrazioni e orari lavorativi - tra le associazioni dei rappresentanti dei lavoratori e di quelle che rappresentano i datori di lavoro.
Il contratto collettivo del condominio è quello nazionale di lavoro da proprietari di fabbricati.
Questa tipologia di contratto costituisce una preziosa garanzia del condominio in tema di rispetto delle paghe sindacali previste per ogni tipologia di dipendente.

Un’alternativa amministrativamente meno complicata potrebbe essere quella di assumere tramite voucher INPS.

Il condominio può anche avvalersi di società di somministrazione del lavoro.
La somministrazione di manodopera permette ad un soggetto (utilizzatore) di rivolgersi ad un altro soggetto (somministratore) per utilizzare il lavoro di personale non assunto direttamente, ma dipendente del somministratore (contratto assimilabile all’appalto di alcuni servizi in favore di ditte terze).
Esistono due tipologie di contratto di somministrazione:
1) contratto di somministrazione a tempo indeterminato: i lavoratori vengono assegnati all'utilizzatore senza limiti temporali predefiniti per particolari attività tassativamente indicate dalla legge o dai contratti collettivi;

2) contratto di somministrazione a tempo determinato: è la forma generale di somministrazione e i lavoratori vengono assegnati all'utilizzatore per un tempo predeterminato e definito all'inizio del contratto.

Gli adempimenti che l’amministratore deve eseguire durante l’assunzione di un dipendente

Come descritto pocanzi, una volta che l’assemblea ha manifestato la necessità di assumere un dipendente, l’amministratore dovrà provvedere a ricercare, attraverso l’espletamento di colloqui conoscitivi, dei profili professionali da sottoporre all’assise. Tale organo approverà l’assunzione di uno dei candidati, disponendo anche riguardo a mansioni e retribuzione.

Dopodiché, spetterà all’amministratore eseguire gli adempimenti necessari per la formalizzazione del contratto:
1) l’amministratore deve produrre, sottoscrivere e far sottoscrive al lavoratore la lettera d’assunzione, ossia una dichiarazione contenente gli elementi fondamentali del contratto (retribuzione, detrazioni spettanti, orario di lavoro, durata del contratto), alla quale dovrà essere allegato un mansionario;

2) firmata la lettera di assunzione, entro 24 ore dall’assunzione, l’amministratore dovrà denunciare al centro per l’impiego l’instaurazione del rapporto lavorativo, attraverso la trasmissione del modello unificato UNI-LAV.
Inoltre, l’amministratore-datore di lavoro dovrà comunicare al centro per l’impiego, entro 5 giorni dal loro avvenimento, anche eventuali cessazioni o modificazioni del rapporto lavorativo;

3) se ancora non presente, l’amministratore dovrà vidimare la documentazione obbligatoria, ossia il Libro Unico costituito dal calendario presenze e dal cedolino paga, altrimenti sarà sufficiente aggiornare il Libro preesistente;

4) l’instaurazione del rapporto di lavoro dovrà essere denunciata all’INPS, con conseguente apertura della matricola del datore di lavoro se ancora non è mai stata inviata la Comunicazione Unica, oppure, se la matricola è già esistente, con richiesta dell’aggiornamento della presente per aggiungere il nuovo dipendente.
Il rapporto contributivo che si instaurerà vedrà il datore di lavoro-amministratore quale unico soggetto passivo, ossia obbligato al versamento dei contributi per le quote a proprio carico, nonché per quelle a carico del lavoratore. Mensilmente, egli dovrà trasmettere all’INPS la denuncia EMENS;

5) infine, sarà necessario denunciare l’instaurazione del rapporto di lavoro all’INAIL, al fine di tutelare il lavoratore da eventuali infortuni o malattie subite durante l’esercizio dell’attività lavorativa, nonché per autoesonerarsi dalla responsabilità civile relativa a danni subiti dai lavoratori del condominio.
Con la comunicazione all’INAIL s’instaurerà una copertura assicurativa per cui l’unico soggetto tenuto al pagamento del premio sarà il datore di lavoro-amministratore.
Tutti gli infortuni dovranno essere denunciati dal lavoratore al datore di lavoro tramite trasmissione del certificato medico.
L’amministratore-datore di lavoro dovrà denunciare all’INAIL l’infortunio entro 48 ore dalla ricezione del certificato, oppure entro 24 ore in caso di morte o pericolo di morte.
In caso di infortuni la cui prognosi superi i 3 giorni, oppure se il quarto giorno il lavoratore non è ancora rientrato al lavoro, il datore di lavoro dovrà denunciare l’infortunio, entro 48 ore, anche alle Autorità di Pubblica Sicurezza.
In caso di decesso o possibilità di decesso, l’infortunio andrà denunciato all’Autorità di Pubblica Sicurezza entro 24 ore.
Le malattie professionali, invece, andranno denunciate all’INAIL entro 5 giorni dalla venuta a conoscenza.

Va sottolineato che, mentre per l'INAIL esiste una posizione assicurativa per ogni dipendente, per l'INPS la matricola viene assegnata al datore di lavoro, pertanto sarà questi che ogni mese dovrà provvedere alle denunce contributive.
Di conseguenza, come chiarito in precedenza, l’amministratore-datore di lavoro dovrà mensilmente effettuare la liquidazione della retribuzione del dipendente e dovrà trasmettere la denuncia contributiva EMENS all’INPS, con l’indicazione di tutte le trattenute IRPEF operate, i contributi previdenziali versati e il versamento di addizionali regionali e comunali. In più, l’amministratore dovrà disporre e denunciare il pagamento INAIL entro il 16 febbraio.
Per finire, egli dovrà consegnare la Certificazione Unica entro il 31 marzo a tutti i dipendenti.

Qualora il condominio si dovesse rivolgere a una società di somministrazione del lavoro, l’amministratore dovrà verificare, al pari di quanto avviene in un contratto d’appalto, i requisiti professionali della società, dei dipendenti e la regolarità contributiva.

Insomma, le fattispecie da controllare sono veramente tante, ecco perché, molto frequentemente, per evitare di incappare in errori formali e relative sanzioni il condominio preferisce esternalizzare tutta questa serie di adempimenti a un consulente del lavoro, con un costo annuale che - in base alla mole di lavoro - si attesta fra i 200 e 400€.

La sicurezza sul lavoro e il d.lgs. 81/08

In condominio, sia che si tratti di attività lavorative ordinarie (pulizia scale, portierato), sia che si tratti di attività straordinarie (costituzione di un cantiere temporaneo per l’esecuzione di lavori edilizi), dovrà essere sempre garantita la sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro.

La normativa di riferimento è il d.lgs. 81/08 che tutela la sicurezza dei lavorati sul luogo di lavoro ed è la base delle disposizioni contenute nel Testo Unico sulla sicurezza sul lavoro.

Tale decreto legislativo individua due figure fondamentali:
1) il datore di lavoro, ossia il soggetto che ha la responsabilità organizzativa dell’attività di produzione, oltre che il potere decisionale di spesa;

2) il lavoratore, cioè colui che elargisce delle prestazioni lavorative a favore del datore di lavoro e a fronte di una retribuzione economica.

Come già visto in precedenza, in condominio, secondo quanto disposto dal d.lgs. 81/08, la figura del datore di lavoro è riconducibile a quella dell’amministratore. L’amministratore, in quanto datore di lavoro, sarà penalmente responsabile della garanzia della sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro.

Per quanto riguarda i lavoratori dipendenti del condominio, l’amministratore-datore di lavoro dovrà garantire la sicurezza delle figure professionali assunte direttamente dal condominio eseguendo alcuni adempimenti:

1) nomina di un Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione (RSPP), ossia di una figura professionale qualificata che coordini il SPP (Servizio Prevenzione e Protezione), ossia l’insieme dei sistemi e mezzi e finalizzati all’attività di prevenzione e protezione dei lavoratori da rischi professionali.
Il RSPP si occuperà della formazione e informazione del personale riguardo la sicurezza sul lavoro (non di quella professionale) e offrirà la propria competenza in fase di redazione dei documenti di valutazione del rischio. Tale figura può svolgere anche la funzione di addetto antincendio;

2) redazione di un Documento Valutazione Rischi (DVR), avvalendosi della consulenza del RSPP.
In questo documento saranno valutati tutti i rischi presenti sul luogo di lavoro e saranno determinatele procedure necessarie per l'attuazione di misure di prevenzione e protezione e i ruoli di chi deve realizzarle.
Nel DVR viene presentata anche una valutazione rischi per l’esposizione a sostanze dannose, rischi antincendio e rischi derivanti dalla movimentazione di cariche e/o da attività fisica intensa o moderata;

3) nomina di un Medico del Lavoro Competente (MC), che verifichi l’idoneità lavorativa dei dipendenti, anche in rapporto all’esposizione verso sostanze pericolose.
La Legge prevede che i lavoratori siano sottoposti a sorveglianza medica obbligatoria quando sono esposti a rischi specifici come movimentazione di carichi, uso costante di scale, esposizione/utilizzo di detersivi e agenti chimici, sforzi fisici.
Non procedere ad una visita medica iniziale per valutare l'idoneità della risorsa, così come non garantirne la sorveglianza periodica, può costituire illecito penale, oltre che civile nei confronti dell'INAIL.
Solitamente, il costo di una prima visita per l'idoneità si aggira fra i 70 e 100€, mentre i controlli periodici fra i 50 e 70€;

4) fornitura dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI).

Il mancato rispetto di tutte queste prescrizioni costituisce un illecito civile e penale per il condominio e l'amministratore. Ecco perché, anche in questo caso, sarebbe saggio rivolgersi a un consulente del lavoro, che, oltre agli adempimenti amministrativi, curi anche la parte legale relativa alla sicurezza.

La prevenzione incendi

La prevenzione incendi in caso di dipendenti che lavorano in un condominio (come portieri, addetti alla manutenzione, giardinieri, ecc.) richiede l'applicazione di alcune misure specifiche previste dalla normativa italiana in materia di sicurezza sul lavoro e prevenzione incendi.

Se il condominio ha dipendenti, si configura come datore di lavoro ai sensi del D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro), quindi è obbligatorio redigere il DVR (Documento di Valutazione dei Rischi), che includa il rischio incendio.

Il rischio incendio va valutato considerando:

impianti elettrici e di riscaldamento;
presenza di materiali infiammabili (vernici, carburanti per attrezzature da giardino, ecc.);
autorimesse condominiali;
centrali termiche;
eventuale presenza di impianti fotovoltaici o altri impianti tecnici.

2. Nomina e formazione degli addetti antincendio

Il datore di lavoro (l’amministratore in rappresentanza del condominio, o un suo delegato nominato dall’assemblea) deve:

nominare un addetto antincendio (può essere il RSPP);
garantire che i dipendenti ricevano una formazione antincendio adeguata, secondo la classificazione del rischio (livello 1, 2 o 3 secondo il DM 2 settembre 2021)

3. Presidi antincendio e manutenzione

Devono essere installati e mantenuti in efficienza:

estintori (uno ogni 200 m² e comunque uno per piano);
eventuali idranti;
cartellonistica di emergenza;
segnalazione delle vie di esodo;
illuminazione di emergenza (in aree comuni).

È obbligatoria la manutenzione periodica (con registro) degli impianti e dei presidi antincendio.

Piano di emergenza ed evacuazione

Se il condominio ha:

più di 9 dipendenti
oppure è soggetto a controllo VV.F. (sono presenti attività sottoposte a PPI)

allora è obbligatorio redigere un Piano di Emergenza ed Evacuazione (PEE).

Riferimenti normativi principali:

DM 2 settembre 2021 – Criteri per la gestione della sicurezza antincendio nei luoghi di lavoro;
DM 3 settembre 2021 – Controlli e manutenzione dei sistemi antincendio;
DM 1 settembre 2021 – Formazione antincendio.

La scorciatoia dei voucher INPS

Assumere un dipendente per un condominio tramite voucher INPS (oggi chiamati PrestO – Prestazioni Occasionali) è possibile, ma occorre rispettare alcune regole precise.
Un condominio può accedere al sistema Prestazioni Occasionali come “utilizzatore non professionale” solo per attività occasionali e non continuative o giornaliere.
Il lavoratore scelto non dovrà prestare più di 280 ore annuali di servizio e non dovrà percepire più di 2500 euro annui di compensi dal condominio.
In totale, per i suoi dipendenti assunti con voucher, il condominio non potrà versare più di 5000 euro annui di compensi totali.

Il condominio, tramite l’amministratore, dovrà registrarsi sul sito INPS come utilizzatore PrestO,
accedere al servizio “Prestazioni Occasionali” e inserire i dati del lavoratore e la prestazione programmata (data, durata, compenso).

Rispetto al contratto di lavoro subordinato standard, che prevede vari adempimenti per l'amministratore tra cui la lettera di assunzione, l'UNILAV, buste paga, CU, ecc. la formula con PrestO offre alcuni sgravi dal punto di vista amministrativo.
Per il condominio sarà sufficiente elaborare una lettera d'incarico per il dipendente e comunicare, di volta in volta, la prestazione all'INPS (data, orario, durata) almeno un'ora prima.

A seguito della prestazione, gli importi da versarsi per il rapporto con PrestO dovranno essere accreditati dal c/c del condominio - che il portale INPS chiede di indicare - su un apposito conto INPS dedicato.

Ogni voucher sarà comprensivo del compenso netto dei contributi previdenziali e di quote INAIL.

Ovviamente, anche con i voucher INPS, il condominio ha obblighi in materia di sicurezza sul lavoro ai sensi del D.Lgs. 81/08 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro), risultando datore di lavoro a tutti gli effetti e contraendo responsabilità civili e penali.
Pertanto, come sopra descritto, rimarranno vincolanti gli obblighi di nominare un RSPP e un addetto antincendio, redigere un DVR - o addirittura un DUVRI - trattante anche i rischi antincendio, fornire formazione e DPI al lavoratore, nonché la dovuta sorveglianza medico-sanitaria.

Vista tutta la serie di adempimenti da eseguire, connessi alla possibilità di incappare in errori formali, anche per la gestione di un dipendente tramite voucher sarebbe saggio esternalizzare la gestione della risorsa a un consulente del lavoro, che, generalmente, verrà a costare al condominio circa 200 euro l'anno e si occuperà di tutte le comunicazioni INPS, nonché degli aspetti relativi alla sicurezza.

Proprio per questa necessità, considerando anche i compensi extra richiesti da molti amministratori per la gestione del dipendente, il rapporto fra oneri assunti dal condominio e costi accessori per la risorsa con PrestO non è sempre vantaggioso, per questo tale scorciatoia per assumere non è propriamente in voga e viene preferito gestire alcuni servizi tramite appalto, proprio per avere tutte le garanzie del caso.

Inoltre, una ditta esterna consente in ogni caso di godere dell'esecuzione del servizio, poiché in caso di malattie o imprevisti è sempre in grado sempre d'inviare un sostituto, mentre il concetto non è ripetibile con un lavoro subordinato.